Journée d’études: Les revues et leurs archives. Méthodologie d’archivage

Méthodologie d’archivage

Elisabeth BELLON, responsable du service des archives de la Maison René-Ginouvès

Elisabeth Bellon commence par présenter la définition des archives selon le Code du patrimoine, livre II, article L211-1.

Pour appréhender la notion d’archives correctement, elle présente trois éléments essentiels : le producteur est une entité physique ou morale qui produit durant son activité professionnelle des documents qui constituent son fonds d’archives, et cela de façon « organique ». L’intégralité des documents constitue le fonds, même si un tri pourra être effectué a posteriori.

L’archivage se base sur le principe de respect des fonds, ce qui signifie que le traitement des documents par les archivistes respectera leur provenance, que le fonds sera traité dans son intégrité et que l’ordre originel de classement des documents sera préservé.

La « chaîne archivistique », c’est-à-dire l’ensemble des activités de l’archiviste, depuis la collecte jusqu’à la communication éventuelle des documents, en passant par le traitement physique et intellectuel des documents, est la même quelle que soit le statut juridique des documents, public ou privé.

Pour traiter les documents de manière optimale, les archivistes mettent en place des outils comme les plans de classement et les tableaux de gestion. Un tableau de gestion est établi avec l’aide et l’accord du producteur ; il détermine le sort final des documents (conservation définitive, conservation après tri, ou encore élimination). Les producteurs peuvent utiliser le tableau de gestion pour gérer leurs documents courants et ainsi suivre les préconisations en matière de tri.

Eric Brian intervient pour signaler que la dématérialisation du travail de publication de revues complique la démarche de confier ses archives à des professionnels de l’archivage, car il faut que ceux-ci possèdent des serveurs informatiques.

Elisabeth Bellon et Aurélie Montagne-Bôrras répondent que cela serait souhaitable en effet mais qu’il faut des moyens humains et financiers.

Dominique Michelet s’inquiète quant à lui des problèmes qu’il pourrait avoir avec les auteurs d’articles si les documents étaient confiés à un service d’archives. Les commentaires des lecteurs lui semblent aussi être une typologie problématique.

Elisabeth Bellon rappelle alors que les documents, une fois archivés, ne sont pas nécessairement communicables immédiatement : les règles de communicabilité prescrites par le code du patrimoine ainsi que le droit d’auteur délimitent strictement les types de documents qui peuvent être consultés.

Marie-Christine Hellmann évoque le fait que le statut juridique de la revue et son fonctionnement peuvent être une entrave à la gestion de ses archives : la Revue archéologique est en effet totalement indépendante de toute institution, et elle appartient juridiquement à ses directeurs. Aussi, hormis une armoire, la majeure partie des archives de la revue est disséminée chez ces derniers ou leurs familles. Par exemple, les documents produits par la revue sous la direction de Salomon Reinach sont détenus par ses descendants. Marie-Christine Hellmann a consulté le comité de rédaction de la revue sur l’éventualité de confier le fonds de la revue au service des archives de la Maison René-Ginouvès, mais celui-ci a pour l’instant refusé en raison de la présence de documents tels que les rapports d’expertise qui leur semblent difficilement communicables, et aussi parce qu’ils souhaitent continuer à travailler en ayant les documents sous la main.

Concernant cet aspect pratique, Elisabeth Bellon précise qu’on distingue « trois âges » en archivistique, ce qui permet de ne confier aux services d’archives que les documents dont on n’a plus d’utilité fréquente.

Journée d’études: Les revues et leurs archives. L’Index Savant

Des revues et des hommes, la numérisation et la disparition du paratexte éditorial, Huguette Rigot, SIC, Inalco, directrice de publication de l’Index Savant

Le but de l’Index savant est de construire un corpus élargi de revues de la francophonie, notamment en contrepoids aux corpus sélectionnés par les nouveaux systèmes d’évaluation scientifique du CNRS.

Huguette Rigot a constaté qu’il n’y a pas sur Internet de contrôle des données concernant les revues : l’ISNN et les titres ne correspondent pas, les documents mis en ligne sont corrompus, inexacts… Il y a trop d’information et celle-ci est mal hiérarchisée, peu mise à jour. Huguette Rigot utilise le terme d’ « infobésité » pour décrire cette masse d’informations trop importante et souvent peu fiable. Internet corrompt l’identité et l’authenticité des personnes et des documents. Il faut systématiquement se poser les questions « Qu’est-ce que j’ai sous les yeux ? Est-ce la bonne version ? Est-ce fiable ? ».

Avec Internet, on perd beaucoup d’information sur le contexte. Concernant les revues, le paratexte transmet une importante valeur documentaire.

L’Index Savant recompose le paratexte (ours) en numérique : il se propose de compléter l’information donnée par les éditeurs avec un paratexte numérique contenant des informations à jour.

Depuis avril 2010, plus de deux millions de pages ont été visitées sur le site de l’Index Savant.

Pourquoi trouve-t-on tant d’erreurs sur Internet ? Les revues ont-elles un avenir en étant si mal référencées ? Comment peut-on se passer de l’échelon revue dans un domaine où la finalité est de publier des articles ?

Pour certains, l’avenir est assuré par le numérique grâce aux métadonnées et au référencement naturel. Cependant les notices bibliographiques erronées que l’on peut rencontrer sur Internet discréditent ce raisonnement.

Huguette Rigot évoque ensuite les problèmes d’encodage avec les flux RSS.

Elle pose la question de la stabilisation du paratexte numérique. Le paratexte est constitué des métadonnées fournies par les éditeurs numériques. Dans 70% des cas, il n’est pas fiable : les revues ne sont pas nommées et décrites en tant que revue.

D’autre part, les métadonnées associées aux articles sont bien souvent constituées des premières lignes de l’article : ce n’est pas satisfaisant. Bien qu’il soit très prisé, le référencement naturel ne fonctionne pas convenablement. Par exemple, rechercher à l’aide de Google des informations sur la revue Que faire ? en utilisant la requête « que faire ? » aboutira à un nombre excessif de réponses dans lesquelles la bonne information ne sera pas forcément bien positionnée.

C’est pour cela que l’Index Savant essaie de fournir un paratexte lisible par les lecteurs et par des robots d’indexation. Il tente également d’avertir le public sur le problème des métadonnées et des flux RSS.

Compte-rendu de la journée d’étude Les archives des revues, 16 novembre 2010, Maison René-Ginouvès Louise Corvasier et Aurélie Montagne-Bôrras

Archives des SHS, mémoire et science: un commentaire de Goulven Le Brech

Dans la continuité des questions posées à la fin du précédant message de Bertrand Müller, sur le régime d’archivage des documents produits par la recherche scientifique, il me semble intéressant d’apporter certaines pistes de réflexion issue du travail des archivistes d’universités et d’organismes de recherche. Pendant longtemps, la gestion des archives scientifiques, en dehors de quelques exceptions comme l’Institut Pasteur ou l’INSERM, n’ont pas été gérées par des archivistes. Dans les universités, en dehors de fonds patrimoniaux conservés au sein des bibliothèques et des SCD (fons d’érudits ou d’écrivains principalement), les archives issues des centres de recherche n’ont pas été collectées et traitées par des archivistes. Le fait est que la création de postes d’archivistes en université est très récente en France, puisqu’elle date du début des années 2000. Pour ce qui est de l’analyse de la production archivistique issue du monde de la recherche, Odile Welfelé[1] et Thérèse Charmasson[2], ont produit de nombreux articles de référence. Néanmoins, l’intérêt actuel suscité par les archives des sciences humaines et sociales semble renouveler la problématique des archives scientifiques du point de vu non plus seulement des archivistes, mais aussi des divers praticiens des archives : chercheurs, bibliothécaires, documentalistes, informaticiens, ingénieurs spécialisés en « digital humanities ». Dans ce registre, signalons notamment l’entretien réalisé par François Bordes (responsable des fonds d’archives des SHS à l’IMEC) avec Philippe Artières (chercheur au CNRS) dans la dernière Lettre de l’IMEC consacrée aux fonds d’archives des SHS conservés à l’Abbaye d’Ardenne.

Dans cette perspective nouvelle, il ne me semble pas inutile de faire état du contenu d’une fiche qui a été récemment rédigée par des archivistes du réseau AURORE[3] au sujet du traitement des archives scientifiques. La pratique archivistique, dans le domaine de la recherche scientifique, doit s’adapter à des processus de validation et à des cycles temporels différents de ceux en usage pour les archives « classiques » de l’administration. Concernant le cycle de vie des documents proprement issus de la recherche (à distinguer des documents issus de l’administration, de la diffusion et de l’enseignement de la recherche), il convient semble-t-il de distinguer trois phases, à ne pas confondre avec les trois âges des archives. Dans la fiche du guide de l’AMUE relative à la gestion des archives scientifiques, sont évoqués ce que l’on peut appeler les « trois grands moments » de la recherche, dont sont issus des typologies de documents bien distinctes :

–       les archives issues du travail de recherche (en laboratoire, sur le terrain, en bibliothèque, Archives…) : cahiers de laboratoire, correspondance, comptes rendus de réunions, notes, rapports, fiches de travail, notes de travail, carnets de terrain, documentation diverse (revues, tirés-à-part, plaquettes, fascicules), littérature grise (rapports, études), documents relatifs à la participation à des colloques et conférences (programmes, compte-rendu, liste de chercheurs…), rapports d’expertise.

–       les archives consignant les résultats de la recherche : rapports, comptes rendus de recherches, manuscrits et tapuscrits d’articles et/ou d’ouvrages, épreuves, preprints, ouvrages, articles, tirés à part.

–       les archives relatives à la réception des résultats de la recherche : correspondance, coupures de presse, dossiers de traduction et de réédition d’articles et d’ouvrages.

Par ailleurs, que dire de l’application de la notion de DUA (durée d’utilité administrative) sinon qu’elle est vide de sens dans le domaine de la recherche scientifique ? Ces documents ont été produits et reçus dans le but de produire des connaissances, un objectif en rien comparable à l’objectif poursuivit par les personnels de services administratifs. Ces derniers disposent de moyens pour arriver à des fins, guidées et règlementées par un dispositif utilitaire (la gestion du personnel, des infrastructures d’un établissement, etc.). Dans le domaine de la recherche, malgré un encadrement réglementaire de plus en plus stricte et rigoureux, l’individu produit et reçoit de la documentation dans une perspective avant tout heuristique. Comme le dit Bertrand Müller, par archives, dans ce domaine, il faut avant tout entendre « données consignées » malgré l’effet rétroactif suscité par l’usure du temps sur les documents des décennies passées (dont le vieux papier jauni est le meilleur exemple). Un qui effet peut donner l’impression à l’archiviste de traces testimoniales, avant de prendre conscience qu’il s’agit d’informations toujours vivantes, de données éventuellement réutilisables. Et à défaut de DUA, imaginer une « DUS » – durée d’utilité scientifique – pour ces archives est une aberration… Comment procéder à ce type de détermination sans encourir le risque pour les archivistes d’être perçus comme des agents utilitaristes de la science ? Et pourtant, dans le domaine de la recherche scientifique comme ailleurs, un choix est à faire, car on ne peut pas tout garder…

Enfin, une dernière piste de réflexion est offerte par le constat de l’importance des corpus documentaires qui accompagnent les fonds d’archives scientifiques : mémoires, thèses, littérature grise, collections de tiré-à-part… Ces documents, ordinairement conçus par les archivistes comme de la simple documentation, peuvent difficilement être soustraits des fonds d’archives et méritent d’être traités en leur sein, en tant que documents d’archives.

Il y a là toute une réflexion à mener.

Goulven Le Brech, archiviste EHESS, animateur du RTP archiSHS-CNRS

Voir aussi son site: http://enattendantmnemosyne.wordpress.com/


[1] Un exemple d’article Odile Welfelé, sur le cahier de laboratoire en physique contemporaine : « Organiser le désordre : Usages du cahier de laboratoire en physique contemporaine », Alliage, numéro 37-38, 1998. http://www.tribunes.com/tribune/alliage/37-38/welfele.htm

[2] Voir la fiche de Thérèse Charmasson sur le site du centre Alexandre Koyré : http://www.koyre.cnrs.fr/spip.php?article78.

[3] La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche, AMUE, 2010, fiche n°7 réalisée par Hélène Chambefort (archiviste à l’INSERM) et Goulven Le Brech (archiviste à l’EHESS).