Data Archive: documentation et métadonnées

L’un des principes majeurs du partage des données réside dans les conditions qui assurent à une donnée sa compréhension et son interprétation par un utilisateur tiers. Ce qui exige une description claire et précise des données ainsi que des informations sur le contexte de leur production.

Deux notions expriment ces exigences:

* la documentation
* les métadonnées
Si je m’en réfère à la dernière édition du Guide des bonnes pratiques publié par le UK Data Archive (mai 2011, cf fiche), elles peuvent être formulées ainsi. (cf. p. 8-10)

1) documentation.
Une donnée isolée, c’est-à-dire coupée de son contexte de production mais aussi de validité est une donnée inutile. Documenter une donnée revient à noter comment elle a été conçue et saisie, ce qu’elle signifie, à préciser son contenu et sa structure. La documentation est également décisive pour assurer une longue conservation des données.
Une bonne documentation comprend des informations sur:

  • le contexte de la collecte de données (historique du projet, ses objectifs, ses hypothèses)
  • les méthodes de collecte des données
  • la structure des données et les liens entre elles
  • la validation des données, les procédures de test, de preuves, etc.
  • les éventuels changements dans le temps
  • informations sur l’accès et les conditions d’usage ou de confidentialité

2) les métadonnéess sont des éléments de documentation qui ont une signification et un but précis. Ces sont des éléments standardisés qui décrivent l’origine, le but, la référence temporelle, la localisation géographique, le créateur, les conditions d’accès et d’utilisation des données. Les métadonnées  sont utilisées comme ressources pour la recherche de données ou comme référence pour les citations.
Ces métadonnées sont généralement structurées et standardisées selon des normes internationalement reconnues (Dublin Core, ISO19115, Data Documentation Initiative (DDI), Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) and General International Standard Archival Description (ISAD(G)).

Il y a me semble-t-il des confusions pas encore levées concernant ces notions entre les gestionnaires de données et les archivistes, confusions entretenues en particulier par la numérisation des archives qui en font des documents qui pour être identifiés doivent être eux-aussi accompagnés de métadonnées sans lesquelles ils risqueraient de devenir inaccessibles.

Entre chercheurs ou spécialistes de disciplines différentes, en fonction des impératifs de la recherche elle-même, la précision de la documentation et des métadonnées demeurent un enjeu important et non tranché sur le fond. En particulier, les exigences de précision dans la définition des données peuvent varier d’une discipline à l’autre en fonction aussi de la complexité des données qui sont conservées.

BM/15.08.2011

Archives personnelles de chercheurs: quelques questions

NB. Ici, je publie les notes utilisées pour l’introduction à la Journée d’étude «Archives personnelles de chercheurs et pratiques de recherche, Autour des archives d’André Varagnac », coorganisée par le RTP ArchiSHS et le programme ARCHSHS de la Maison des sciences de l’homme de Dijon qui a eu lieu le 7 avril 2011. Ces remarques seront complétées bientôt dans leur perspective programmatique.
Archives de chercheurs : quelques questions
La sauvegarde des archives personnelles s’inscrit dans une tension entre dépôt volontaire et collecte acceptée. Dans les deux cas, l’opération archivistique s’avère différente:

  • dans le premier cas, le dépôt volontaire, c’est souvent sinon toujours le chercheur lui-même qui décide du dépôt et procède alors lui-même à la sélection des documents qui seront proposés à la mise en archive, en fonction également du lieu désiré (prestige lié bien sûr à la notoriété, réelle ou imaginée).
  • dans le second cas, la collecte acceptée, existe-t-elle hors de la volonté du chercheur, on pourrait imaginer alors un versement institutionnel qui ferait dès lors la part entre le professionnel et le personnel peut-être. Un versement programmé, organisé et soutenu par le laboratoire pourquoi pas ? Ce cas me paraît cependant encore peu fréquent et je le traiterai séparément.

Dans les deux cas cependant, le moment de la décision de versement ou de collecte  est décisif. Retraite, ou fin d’activité intellectuelle, voire fin de vie, ou encore versement après décès dictent des choix différents. L’échelonnement dans le temps du versement ou de la collecte a des incidences importantes sur la nature des documents versés, puisqu’il présuppose le versement d’une sélection de documents, triés en fonction de critères pas nécessairement clairement définis. Un chercheur à la retraite cherchera à verser la part de ses documents dont il n’estime n’avoir plus l’usage, retenant à l’inverse ceux dont il pense encore se servir, ou encore ceux qu’il veut garder proches de lui.

Ces sélections entravent souvent la conservation de l’organicité des fonds, car il arrive fréquemment que les premiers versements ne sont pas ou plus complétés. Dès lors, c’est parfois le versement après décès qui garantit la conservation de fonds «complets», organiques, parce qu’éventuellement non triés.
Deux présupposés fondent me semble-t-il les choix et l’élaboration des fonds:
1) Le lieu, notamment lorsqu’il est privé. Les archives des chercheurs se trouvent fréquemment au domicile des chercheurs, souvent dispersés dans leurs différents lieux de résidence et de travail. Et cela justifie la désignation de fonds personnels. L’organicité du fonds est ici mieux assurée dés lors que le chercheur a peu changé de logement ou de poste. En d’autres termes, les fonds de chercheurs sont  étroitement tributaires des parcours de vie et des carrières des chercheurs.
2)  L’autre présupposé qui sous-tend le concept de fonds de chercheur est celui de la biographie. Le modèle biographique est à la fois tautologique (il renvoie à la personne et à la trajectoire de vie du chercheur) et ontologique puisque les archives sont ici ressources et fondement d’une possible biographie. Le modèle biographique contamine d’ailleurs le périmètre des archives personnelles qui déborde la seule trajectoire de recherche et englobe également la vie avant, après et hors de la recherche.

Cette évidence forte est cependant rarement questionnée, problématisée, elle a pourtant des incidences puissantes sur la définition, la sélection, l’organisation, le classement des archives de chercheurs,soit que qu’elles soit adossées à l’activité créatrice, l’auteur, l’oeuvre, parfois les lecteurs, soit qu’elles soient adossées à l’activité de transmission, l’enseignant, ses cours, ses étudiants.
Configurations d’archives

Ces préalables, assez évidents, soulignent la complexité des archives de chercheurs, archives qui ne se confondent pas d’ailleurs avec les archives de la recherche. Pour évoquer ces fonds souvent incomplets, désarticulés, dispersés, il conviendrait, au risque de paraître renforcer les présupposés pointés, de reprendre plutôt l’expression de «configurations d’archives».  Je l’emprunte à  Jacques Neefs qui, en introduction d’un numéro des Cahiers de textologie, consacré à «4 configurations d’archives», la définissait ainsi:

«Configurations d’archives: nous proposons sous ce titre de considérer les archives de la création, d’un écrivain ou d’une oeuvre, en ce qu’elles peuvent être exemplaires d’une pratique singulière de l’invention autant que de la relation que les habitudes d’une époque pouvaient permettre d’entretenir avec les savoirs ainsi qu’avec la publication et le public. Le terme d’archives doit être pris, ici, en un sens différent, sans doute, de celui qu’il a pour les historiens. Mais il désigne pourtant cet ensemble de «papiers», d’écrits, de documents, qui sont la trace repérable d’une recherche, d’une construction, des liens complexes entretenus avec le temps et avec les autres. » (p. 5)

Dans une perspective pragmatique, je voudrais souligner rapidement quatre registres de questions relatives à la notion de fonds de chercheur et énoncer un programme d’action.

1) Questions juridiques
2) Questions épistémologiques
3) Questions institutionnelles
4) Questions archivistiques

1) Questions juridiques, en fait législatives. Elles mettent en évidence des questions historiques.
La définition des archives de chercheur relève du Code du patrimoine, édicté en juillet 2008, mais qui reprend le texte de la loi de 1979:

Article L211-1  « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.»
Article L211-2  «La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.»

Cet article, déjà abondamment commenté, rappelle que la recherche est ici considérée comme une activité publique et que par conséquent les archives des chercheurs doivent être traitées comme des archives publiques. Je ne vais pas revenir ici sur la pertinence juridique de cet article mais je voudrais en souligner les difficultés pragmatiques car son application dans le cas particulier des archives de chercheurs s’avère inadéquat et in fine impossible dans la mesure en particulier où il ne donne pas d’éléments pour résoudre la question. Ce qui est en cause ici c’est bien évidemment l’obligation de versement qui est induite de l’article. L’expérience montre très largement que cette obligation risque plus souvent de provoquer la destruction d’archives que leur versement. Ne serait-ce que parce que la très grande majorité des chercheurs refusent d’assimiler leur activité de recherche et/ou d’enseignement à une fonction comparable à celle de l’administration. Se pose en particulier la délicate question de la part du privé, de l’intime, mais aussi celle de l’apport personnel difficilement isolable de l’activité publique. Cette question soulève d’ailleurs des questions juridiques précises – et connues – que je traiterai dans un autre billet.
Ce qu’il m’importe ici de mettre en évidence, c’est plutôt une aporie qui se comprend dans une perspective historique.
Un retour historique large pour rappeler trois dimensions du (non) traitement des archives scientifiques.
A)   Traditionnellement ce sont les Académies qui ont pu jouer le rôle de lieu d’archivage de la science, mais ce rôle elles ont cessé de le jouer probablement dans la deuxième partie du XIXe siècle ou même un peu plus tard lorsque la science est devenue une activité collective et industrielle transformant la figure sociale du savant.
B)   Par ailleurs, la prolifération d’une documentation industrielle et scientifique, l’avènement de la documentation à partir de la fin du XIXe siècle, a posé des problèmes de gestion aux archives et aux bibliothèques.
C)   Enfin, dernier élément, depuis la fin de la Deuxième Guerre mondiale, la gestion des archives scientifiques a été largement abandonnée au moins jusqu^’au milieu des années 1980-1990.
Ces raisons historiques doivent être précisées et documentées mais elles révèlent une dimension qu’occulte la loi très extensive de la loi de 1979: les archives scientifiques ne sont pas des archives administratives, et il ne suffit pas de définir extensivement la notion de document pour proposer une solution.
2) Questions épistémologiques
Les archives des chercheurs sont des archives éventuellement publiques mais ce ne sont pas des archives administratives. Ce sont des archives issues d’activités qui sont certes pour partie des activités administratives, mais pour l’essentiel, ces activités sont spécifiques d’ailleurs à des domaines de compétence de plus en plus spécialisés et complexes.Ce constat a des conséquences sur la définition et le contenu même des archives de chercheurs qui sont spécifiques à plusieurs niveaux: activité, matérialité des documents, lieux, discontinuité, temporalité propres.
Mais que faut-il entendre exactement par archives de chercheurs? Comment en délimiter le périmètre, si périmètre il y a ?  Quelles sont les limites entre le public et le personnel,  le personnel et le privé, le privé et l’intime? Comment définir la matérialité de ces archives? Comment définir les limites entre archives, documentation et bibliothèque? Comment trier entre document, donnée, documentation ?
Ne sommes-nous pas ici confronté à la question des restes? Les archives… n’est-ce pas finalement ce qui reste d’un matériau brut qui n’a pas fait l’objet d’une transformation complète en objet de connaissance, pas fait l’objet de publication, de diffusion écrite ou orale. Ce trait aussi différencie l’archive scientifique, de l’archive administrative soumise à des contraintes formelles et réglementaires, déplace notamment la question de la preuve documentaire.
Les archives de chercheurs sont nécessairement éclatées, lacunaires, percées, et dispersées. Une carrière de chercheur est rarement linéaire, ne se déploie rarement dans le même établissement, dans le même lieu, etc… D’un chercheur l’autre, les dossiers sont diversement élaborés, inégalement conservés, « les configurations de chaque archive sont incertaines.» (Jacques Neef)
Enfin les documents scientifiques ne se pensent pas dans la même durée que les documents administratifs: il faudrait au moins tenir compte des différentes temporalités induites par le travail de recherche lui-même, puis la publication des résultats, enfin par la diffusion et la réception de la recherche. La recherche s’inscrit dans des temporalités multiples qui ne s’apparente pas au flux continu du travail administratif contraint par des règles précises de gestion des documents.
3) Les lieux de l’archive.
Archives publiques, les archives de chercheurs devraient donc être conservées dans les centres publics de conservation: Archives nationales ou départementales. En fait, les lieux de conservation sont éclatés: archives, bibliothèques publiques ou universitaires, musées, laboratoires, etc… Le dispositif public prévu et réglé par une convention entre les Archives nationales et le CNRS est un versement possible des «archives définitives» aux Archives nationales ou aux Archives départementales. Mais outre que ce dispositif fonctionne mal (on y reviendra), il privilégie les archives administratives des laboratoires et néglige souvent les archives personnelles des chercheurs.
Le choix du versement ou du dépôt dans l’une ou l’autre de ces institutions (en particulier entre les AN ou la BNF) est complexe même s’il demeure lié à la notoriété du chercheur ainsi qu’au prestige du lieu de conservation. D’un chercheur  l’autre, ces choix diffèrent, comme va différer également le traitement et la valorisation des fonds dans des institutions différentes. Les bibliothèques ne traitent pas les fonds de la même manière que les archives.
4) Les questions archivistiques.
Il faudrait reprendre ici l’intégralité du processus de «mise en archives» (Ricoeur) pour apprécier mieux les difficultés du traitement archivistique de fonds composés souvent de documents et d’objets très différents. Comment dès lors conserver cette diversité? Comment l’évaluer? Comment la classer? L’inventorier? etc…Ces questions prennent une acuité toute particulière depuis quelques années y compris dans les SHS avec la diversification des supports (multimedia), la généralisation de l’informatique, l’internet mais aussi la «professionnalisation» de la recherche.
La mise en archive entraîne une procédure complexe qui conduit de la collecte à l’établissement des instruments de recherche et la communication. A chacun de ces stades, des choix doivent être effectués qui exigent des compétences spécifiques dictées par la nature même des fonds. On ne traite pas des documents personnels de la même manière que des données scientifiques, des données qualitatives que des données quantitatives, des fichiers bibliographiques que des bases de données, des entretiens sociologiques, des observations de terrain, des collectes de données linguistiques, des tests psychologiques, ou encore des enquêtes de grande envergure.Pour chacune de ses activités qui sécrète sa complexité documentaire, il faut des compétences propres pour évaluer et trier, pour indexer et inventorier, pour documenter et valoriser les fonds.
Il faudrait reprendre des fonds conservés et déjà traités pour mesurer les difficultés que posent la gestion de fonds de chercheurs. Un tel examen révélerait sans doute la prégnance dans les choix archivistiques de certains des présupposés que j’ai mentionné plus haut.
Définir une orientation programmatique: une expérimentation archivistique
La collecte comme enquête

Je le rappelle: Les configurations d’archives personnelles des chercheurs sont très diverses et incertaines. Déjà constituée, parcellaire, ou plus rarement complète, qu’est-il possible de retirer des archives pour l’histoire mais aussi pour la science? Mais plus encore lorsqu’elles ne sont pas encore constituées, ni versées, ni collectées, comment l’appréhender, comment constituer en archive ces gisements multiformes,lacunaires, dispersés?
Il y a là au moins à titre expérimental une opération à tenter qui prendrait pleinement en compte la construction de l’archive, sa reconstitution, non seulement comme un moment de l’archive mais de la création, de l’oeuvre, du travail scientifique lui-même. Tenter une telle expérimentation avant le versement, ce serait tenter de considérer l’opération de collecte comme une opération archivistique et scientifique.
Envisager ainsi l’opération de collecte, c’est aussi reconnaître que cette opération n’est pas neutre, qu’elle implique une interaction entre le «collecteur» généralement un archiviste en activité et un «collecté», le chercheur, à la retraite? ou l’un de ses héritiers, parfois ignorant des activités de son parent. La collecte peut donc être conçue aussi comme une «enquête», «la collecte comme enquête», j’emprunte l’expression à Christian Hottin dont je discuterai la proposition dans un autre billet. Cf. « La collecte comme enquête. Pour une approche ethnologique de la pratique archivistique» Cahier du LAHIC, no 4, 2009.
Ici, pour terminer ce billet, je me contente d’énumérer le cadre général de cette enquête.

  • Effectuer une collecte collective et organisée de fonds de chercheurs si possible caractéristiques et différenciés les uns des autres.
  • Cette opération me parait devoir être nécessairement interdisciplinaire, mobilisant autant les archivistes, les chercheurs et les historiens des savoirs.
  • Préparer l’opération de collecte avec un séminaires, l’accompagner d’entretiens, la réaliser en recourant au Journal de recherche.
  • Il me semble qu’une telle opération qui devrait être proposée à l’ANR permettrait d’avoir des informations plus approfondies sur ce qu’archiver les SHS peut signifier et impliquer.
  • C’est ma tâche de ces prochains mois et j’en ferai pour ma part la proposition à ma direction scientifique.

Je retiens encore pour terminer ce billet à titre d’argument, cet extrait de l’article de C. Hottin:

« Entretien préalable, ordonnancement des documents par le producteur, collecte : trois moments d’un travail sur les archives préalables à leur enlèvement qui sont autant de moments de travail sur lui-même pour le producteur et d’occasions d’observation pour l’archiviste. Qu’en retirer en définitive ?
On présente bien souvent la collecte des archives comme une opération purement administrative, une série de paramètres juridiques ou matériels à prendre en compte pour préparer l’entrée dans le patrimoine de la collectivité d’un fonds documentaire : alors seulement commencerait le vrai travail (tri et élimination, classement, rédaction d’un instrument de recherche, communication). Comme on vient de le voir, le moment de la collecte est au contraire une étape extrêmement riche en informations pour la compréhension des archives, riche surtout d’informations qui permettent d’envisager l’archive autrement que comme matériau de l’histoire à écrire : dans l’étude du rapport de l’homme à ses archives, elles apparaissent comme une fin en soi, et non comme un moyen.» (cf. p. 57)